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对于任何一个人来说,丢三落四马大哈都是很大的缺陷,这样的人在领导心目中是不可信赖的,越是关键时刻越是如此。你可能会说,我这人就是天生的粗心,怎么也改变不了。不是的,粗心不是天生的,是可以改变的,改变的方法就是培养良好的做事习惯。确定宴请地点时,应提前与饭店取得联系,最好能做一下实地考察,对房间内外的环境以及宴请菜单都要做一番认真检查,并就开宴时间等相关事项向饭店提出明确要求,以免发生意外。吃饭人多难免众口难调,常规做法是凉热荤素、鸡鸭鱼肉搭配起来。最好是客人到之前先有一个安排,再重点征求一下意见。778811新葡京不错,我们工作的目的是为了获得报酬,但这里所说的报酬至少应包括三种形式:第一种是现实的物质报酬,即工资;第二种是能力上的储蓄;第三种是精神上的满足感。我们只有充分认识到了后两种报酬的重要价值,才算是真正地认识了我们的工作。

778811新葡京今天,我们公司召开集团行政工作会,这对于我们公司来说可不是件小事,公司几位正副总裁,公司总部的各部部长,全国各地五十多家子公司、分公司的总经理全都赶来参会。会议自然是由我们总裁事务部主办,为此我们提前一周就开始紧张地筹备了,为了印制会议资料我还跟着加了两次班呐。不要忽视偶然事件的作用,偶然事件改写历史的例子不胜枚举,其中最典型的莫过于美国历史上著名的水门事件了。说它著名是因为水门事件是迄今为止美国历史上挑战宪法的最大政治丑闻,其主角则是实现中美关系正常化的美国总统尼克松,以至于这以后美国的许多政治丑闻均被冠以××门之称,如伊朗门、情报门、虐俘门等。说它典型则是因为水门事件是由多个偶然事件叠加在一起的意外事件,要知道,一个偶然的概率便已经很低,如果一大串偶然叠加在一起,其发生的概率实在是微乎其微了。每每提及鑫鑫的粗心,你二婶总说是承受了我的遗传。的确,想当年我也算得上个出名的马大哈,仅举一例为证:当时我刚刚调到局办公室不久,分管公文核稿。有一天办公室主任有点私事急待处理,自己又走不开,就叫我代他去办。正要出门,组织部门送来一份处级干部任免名单,要求尽快发文。我告诉对方明天一上班就发,随手将其放在自己办公桌上的一堆文件上面,便匆匆走了。第二天上班后早就将此事忘到脑后了,而那份被放在文件堆最上面的任免名单很快又被新来的文件覆盖了。一个星期之后,被调整的干部由于拿不到任免文件而无法赴任。事情被反映到组织部门,组织部门一查发现文件根本没发,便找到了我们部门的领导,我们的主任听后自是勃然大怒……至今回想起当时的情景仍是心悸不已。幸好几位领导对我平日印象不错,认为这只是一次偶然事件,加之我当时急于外出事出有因,只是在全室的大会上狠狠地批评了我一顿便没再深究。但这件事对我却触动极深,并成为我人生中的一次重大转折。从此,我开始重新审视自己的工作方法和行事习惯,也才有了今天的自己。

这个标准里至少包含了两个基本要素:及时与准确。先说准确。上一封信里讲到的确认与反馈都是保证你将工作中的球准确地传递出去的重要方法,为了便于你的理解,还想再啰唆几句。如果从概率论的角度而言,当然是做事越多出错越多,但我们总不能因此就消极地一事不做吧,正确的态度应该是在积极做事的基础上避免出错。如果分析出错原因,就会发现最容易出错的环节常常是职能交叉的地方,即两个人(或部门)的结合部。那么怎样才能有效地杜绝在职能结合部位出错的现象呢?用我自己的话说就是——将自己的职责范围向外扩大一环。好了,现在回来继续说轿车上的位次问题。前面已经讲了后排右座为上和后排左座为上的两种情况,那么,有没有前排右座(副驾驶)为上的情况呢?答案依然是肯定的。那就是主人(或领导、长者等)亲自驾车的时候,副驾驶位就成了尊位,后面依次是后排右位、后排左位。这次不讲你也能分析得出来,它体现的是尊重为上的礼仪原则,即客人对开车者的尊重,而安全和方便又都变得相对次要了。最聪明的做法是,每当你接受一项任务的时候,首先要分清是否属于你该干的事情。是,则无条件地做好;不是,则应分清责任——叫我干可以,但我这是在替你干,是帮忙。分清责任后也应有选择地做,下列三种情况最好还是不介入为妙:一是要你做的事情已经超出了你的能力所及(答应下来的事就应力争做好,做不好不如不做,不要帮倒忙),二是分内的事情已令你无暇他顾(不要种了别人的地,荒了自己的田),三是你的介入于事并无补益。前两点较好理解,第三点可能略显抽象,举个例子就好理解了。778811新葡京随着时间的推移,我开始与周围的同事们变得熟识了,对这里的环境也在一点一点地适应着,而且也能帮科长和其他同事干点事了,当然都是最简单的甚至不用任何脑子就能干的那类事情。第一天上班时的那种孤寂感已经变淡了,但内心的恐惧与不安却丝毫没有减轻。为了把别人交待的事情办好,我在领任务时会前前后后问上半天,可有时还是达不到对方的要求。越是这样,做事的时候心里就越是发虚,总是担心自己说话办事有什么不妥,与人出行、用餐时又常常担心自己会露怯。看着周围同事们对各种事都能应对自如的样子,甚至会暗自怀疑自己的智商是不是有问题,这么多年培养起来的高傲和自信在这些天里已丧失殆尽了。

星期二下午,是我们公司本部各部室雷打不动的政治学习时间。今天我们学完规定的内容后,部长又拿出了一份《秘书工作》杂志,就其中一篇题为《从一件小事看办公室人员应当强化的三种意识》进行讨论。所谓一件小事说的是某市市委书记在外考察时,电话通知市委办公室信息科刘科长复印一份资料放到他办公室。刘科长将资料复印好,交给通信员放到了书记办公室。第二天,书记考察归来,又电话通知刘科长将上述资料再复印一份送办公室,接着去参加一个会议。刘科长有急事外出,将此任务交给了信息科的吴秘书。吴秘书复印好资料后让通信员放到书记办公室。通信员说:“资料昨天已经放过一份了,没必要再放。”吴秘书信以为真,随手将资料搁置一旁。书记开会回来,不见复印的资料,责备道:“办公室是干什么的,连一件小事都办不好!”现在终于可以静下心来读您的信了。真没想到上封信里刚对您讲了我在会议签到时“犯傻”的事,您今天就调整了讲述计划,为我讲解了办会的细节,而且是绝对地量身订做。如此的苦心,实在令小爽感动不已。感动之余也终于体会到了什么叫“百密不可一疏”,原来即使这样一个小小的会议,组织起来也有这么多的讲究,以这样的标准来衡量,自己要学的东西实在太多了。其中最令人感到震惊的是您关于会议通知发出后再确认,以及会前再提醒的细节描写,真不知道原来工作是应该这样做的。同时也发现了自己的百密一疏——如果不是恪守自己订立的这些破框框,强行将这封信推迟到此刻才读的话,也许我这一周多的工作会更加圆满一些的。第一种角色(主持人)不是每一个人都扮演过,但最后一个角色(充数者)大概每个人都扮演过。如果你是以充数者的心态去参加这次会议,你可能不会有任何收获,甚至事后都无法说清会议的主要内容是什么。而你若是以一个学习者的心态去参加这次会议,其结果则会完全两样,在座的每个人的神态、讲话的内容、会场气氛的细微变化都会引起你的浓厚兴趣。为什么要召开这样一个会?召开这个会的背景与中心议题是什么?参会者的身份与会议的议题有什么关系?会议的内容或结果与每个参会者的利益关系是怎样的?会议的议程设置与会议的主题及参会的人员之间有何关系?每个发言者所表达的观点与会议的主题及自己的身份是否相符?在他所表达的意思后面是否还隐藏着其他一些什么?假如你变成这个发言者,你所讲的内容与他可能会有哪些不同?这些不同是更好还是更差?如果你真的能够带着这些问题去参加会议,不仅可以将原本无聊的会议变得生动有趣,而且还可以将其变成提高个人能力的最佳实验场。——关于以传真、邮件等非面对面方式向他人传递信息后的确认问题,在前一封信讲述发放会议通知时也曾提及,这里我想着重说一下需多次重复确认时的一些技巧。比如你向对方发送了一份传真,你当然应该打电话确认对方是否收到以及内容是否齐全清楚等,但对方可能并不在传真机旁,或确认传真有问题还需要再重新传一次,这时你可能会还要再次甚至多次进行确认,执行起来很繁琐。其实你只需略施小技,就可以省去多次确认的麻烦,又可以确保不出差错,至少差错的责任可不必由你来承担。具体方法就是当你遇到类似情况时,只需在电话中说一句:“您看这样好不好,如果没有问题就算了,如果有问题请您给我来电话,我的电话是×××××××。”

坐车的细节写得真好。本来是一套繁琐枯燥的礼仪,经您娓娓道来,大有豁然开朗之感,使我不仅明白了坐车的规矩,而且使自己这些天来消磨殆尽的自信心也一下子恢复了大半,因此也就更加急切地盼望着您的下一封来信。最聪明的做法是,每当你接受一项任务的时候,首先要分清是否属于你该干的事情。是,则无条件地做好;不是,则应分清责任——叫我干可以,但我这是在替你干,是帮忙。分清责任后也应有选择地做,下列三种情况最好还是不介入为妙:一是要你做的事情已经超出了你的能力所及(答应下来的事就应力争做好,做不好不如不做,不要帮倒忙),二是分内的事情已令你无暇他顾(不要种了别人的地,荒了自己的田),三是你的介入于事并无补益。前两点较好理解,第三点可能略显抽象,举个例子就好理解了。星期二下午,是我们公司本部各部室雷打不动的政治学习时间。今天我们学完规定的内容后,部长又拿出了一份《秘书工作》杂志,就其中一篇题为《从一件小事看办公室人员应当强化的三种意识》进行讨论。所谓一件小事说的是某市市委书记在外考察时,电话通知市委办公室信息科刘科长复印一份资料放到他办公室。刘科长将资料复印好,交给通信员放到了书记办公室。第二天,书记考察归来,又电话通知刘科长将上述资料再复印一份送办公室,接着去参加一个会议。刘科长有急事外出,将此任务交给了信息科的吴秘书。吴秘书复印好资料后让通信员放到书记办公室。通信员说:“资料昨天已经放过一份了,没必要再放。”吴秘书信以为真,随手将资料搁置一旁。书记开会回来,不见复印的资料,责备道:“办公室是干什么的,连一件小事都办不好!”所谓聪明之人自然是思维敏捷,心思缜密,每遇一事都能在全面系统的思考之后作出自认为最佳的对策。但如果这些人的思路一旦发生了方向性的错误或赖以作出判断的价值标准本身就是错误的,那么,他思考得越是深入,考虑的因素越是全面,得出的结论就会离正确的结果越远。而所谓的大智若愚之人对事物的分析判断往往很简单,更谈不到逻辑的严谨与考虑问题的全面,但如果他们思考的方向是正确的,那么,他们思考的结果自然要比搞错方向的聪明人得出的结论正确得多了。这类情况在武侠小说中你一定会不止一次地见过。

所谓“水门”,其实只是一幢普通办公大楼的名字,普通到晚上除了设一名门卫外,既没有值班人员,也没有任何防盗警报系统。美国民主党总部就在它的六楼租用了几间办公室。可是,谁会想到,这幢普通的水门大楼经民主党这一租,就变得永远“青史留名”了。在管理学中讲究纵向到底,横向到边,只有准确地了解自己职责的底和边,你的工作才不会出现纰漏。搞清自己工作职责范围的最好办法是研读岗位职责,并在平时的工作中仔细观察揣摩,有必要时可以直接请示你的领导,他一定能够明确告诉你该岗位职责都包括哪些。778811新葡京前面已经讲过,事情有重要与不太重要之分。在做事情上有一个非常著名的二八法则,即用你80%的精力做20%重要的事情,用20%的精力做80%不太重要的事情。对于那些事务性的、程序化的甚至一些例行公事类的工作,我们不应投入过多的精力。当然,少投入精力并不意味着可以不将其做好,只是说我们在做此类事情时要善于取巧。一是要善于借助外力,比如授权手下人完成(当然,以你现在的状况是无权可授的)。二是要善于合理利用时间,比如对性质相同或相近的工作采用集中处理的方式(集中一段时间打电话或处理文件等),而对一些小事情采取见缝插针的方式处理等。三是要善于利用历史资料。多年以来,我十分重视将自己工作中撰写的各类文字在电脑中分类存贮,因为这些总结、安排、措施等常常是周期性的,每当再次需要时,只需在原有基础上适当做些修补删改即可,这要比每次都另起炉灶节省很多精力。

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